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Plannings, contrats, tarifs, subventions CAF... Gribouille de Plappeville gère en toute sérénité

publié le lundi 29/07/2019

 Le multi-accueil Gribouille de Plappeville en Moselle, accueille 14 enfants âgés de 10 semaines à 4 ans. Mode de garde incontournable pour les habitants de la commune, cette structure a fait le choix de s’équiper d’un logiciel pour gérer ses accueils. Retour sur les avantages de ce déploiement avec Chantal Zaouter, directrice du multi-accueil Gribouille.


Gribouille & Belami : une collaboration de long terme

En 2009, le maire de Plappeville a constaté le besoin d’ouvrir une micro-crèche dans la commune. La mairie ne pouvant pas porter ce projet seule, elle a organisé une réunion publique avec les habitants. Ainsi une association de plusieurs Plappevillois a été créée pour donner vie à ce nouveau projet : l’Association Familles Rurales de Plappeville. Lors de la mise en place, une membre de l’association, ancienne éducatrice de jeunes enfants, a immédiatement proposé d’équiper la micro-crèche d’un logiciel de gestion, et ce, pour plus de sécurité et de fiabilité. L’association est donc équipée du logiciel Belami depuis presque 10 ans.


Interview de Chantal Zaouter, directrice du multi-accueil Gribouille


« J’ai été recrutée à la création de l’organisation en tant que responsable technique. Depuis l’évolution de la micro-crèche en multi-accueil, en 2017, j’occupe le poste de directrice. Aujourd’hui, je suis la principale utilisatrice du logiciel au quotidien. L’avantage est que Belami est très intuitif, ce qui permet à mon adjointe de prendre le relais quand il m’arrive d’être absente. Grâce au logiciel Belami, de nombreuses tâches sont automatisées telles que l’édition de contrats, l’édition des paiements, les horaires de garde, la comptabilité, etc. »


Un logiciel devenu indispensable

« Aujourd’hui il me serait impossible de travailler correctement sans Belami. Le logiciel m’apporte un réel confort de travail, le gain de temps est considérable. En l’utilisant, l’établissement des tarifs et des contrats est automatisé. En effet, de nombreux critères personnalisables, tels que le nombre d’enfants, le lieu de résidence ou encore la monoparentalité, déterminent les tarifs appliqués. Calculer chaque inscription à la main prendrait beaucoup plus de temps et serait moins fiable.

Par ailleurs, tous les calculs liés à la CAF sont facilités. Quand je dois rendre les statistiques réelles et prévisionnelles trois fois dans l’année, tout est fait automatiquement. Ce sont des calculs compliqués et chronophages qui présentent souvent un risque d’erreur lorsqu’ils sont réalisés manuellement. En adoptant un logiciel professionnel de gestion des accueils, je réalise ces rapports avec sérénité. Je suis donc sûre de recevoir les bonnes subventions pour le multi-accueil.

Enfin, je peux facilement gérer les congés des familles. Certains parents n’ont que cinq semaines de vacances alors que d’autres peuvent bénéficier de 17 semaines, par exemple. Les temps de garde des enfants vont donc varier, ce qui doit être inclus dans mon planning d’accueil. Là encore, Belami a tout automatisé et désormais je ne surveille plus les plannings, je suis tranquillisée. »


Un avenir qui se construira ensemble

« Nous souhaiterions équiper le multi-accueil de tablettes afin de digitaliser nos tableaux de bord. Pour des raisons d’organisation interne, nous devons garder des journaux de bord pour chaque enfant comprenant notamment les éventuels incidents. Aujourd’hui ces fiches de suivi sont des feuilles A3 affichées dans nos locaux. Ces informations internes sont donc susceptibles d’être lues par des parents. Nous devons donc sécuriser ce processus en le digitalisant. Nous avons soumis l’idée à Belami qui a commencé les investigations sur la faisabilité du projet.»

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