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Migration vers Microsoft Office 365 : l'accompagnement au changement des utilisateurs ou la clé du succès

publié le vendredi 24/08/2018

Une démarche d’accompagnement au changement des collaborateurs n'est-elle pas inhérente à tout projet de déploiement de l’environnement Microsoft Office 365 ?

 

Nul doute pour les experts d’Eliadis, l'ESN dédiée à l'Intelligence Collaborative. Un changement de technologie vers Microsoft Office 365 comporte deux chantiers : un premier technique et un second dédié à la conduite du changement des utilisateurs. Menés en parallèle, ces deux chantiers nécessitent une préparation spécifique​. 

 

Nuno De Souza, P-Seller Microsoft en charge de la division Infrastructure, et Narjes Matipa, consultante fonctionnelle responsable de la division dédiée à l'Accompagnement au Changement au sein d’Eliadis, partagent leur retour d’expérience pour nous préciser les grandes étapes de ces deux chantiers quasi indissociables.


Quelles sont les étapes clés pour maîtriser le déploiement de Microsoft Office 365 ?

Le déploiement de Microsoft Office 365 au sein d’une organisation, qu’il s’agisse ou non d’une migration, se compose de cinq étapes clés.

Première étape : analyse de l’existant. Lors de cette première étape, nous passons en revue l’infrastructure de l’entreprise afin de mettre en évidence les points pouvant s’avérer bloquants lors du déploiement. Il s’agit d’une phase décisive qui générera, par la suite, un gain de temps conséquent. ​

Deuxième étape : remédiation. Cette étape consiste à une remise au propre de l’encours. Nous « nettoyons » l’Active Directory, par exemple, en supprimant d’éventuels doublons. ​

Troisième étape : conception et mise en œuvre. ​Lors de la conception, nos experts en Infrastructure de messagerie réfléchissent à l’architecture de migration par rapport aux besoins et à la volumétrie de l’organisation, puis émettent des préconisations. ​Nous pouvons ensuite amorcer la phase de mise en œuvre.

Quatrième étape : pilotes techniques et fonctionnels. Nos équipes réalisent des pilotes techniques et fonctionnels afin de s’assurer du fonctionnement de tous les processus. ​

Cinquième étape : déploiement et reprise des données. La dernière étape de ce chantier technique concerne le déploiement et la reprise des données. Cette étape est largement conseillée pour toute entreprise qui souhaite que ses collaborateurs aient accès à l’historique de leurs données (agendas, archives, contacts…) et permet notamment d’éviter les allers-retours entre l’environnement source et l’environnement cible. ​L’ultime action de cette dernière étape est le transfert de compétences vers les équipes techniques du client.

Grâce à cette méthodologie de déploiement, les équipes d’Eliadis parviennent à déployer Microsoft Office 365 avec le moins d’impacts possibles au sein d’organisations issues de secteurs d’activité variés. Cependant, le changement ne sera réussi que si les utilisateurs s’approprient cette nouvelle solution ! C’est pourquoi nous vous conseillons vivement de ne pas négliger la formation des utilisateurs non experts.

Dans le cadre du déploiement de Microsoft Office 365, comment accompagner le changement des utilisateurs​ ?

Le second chantier, dédié à l’accompagnement au changement, doit idéalement être mené en parallèle du déploiement de Microsoft Office 365. Une démarche d’accompagnement au changement permet de faciliter le travail préparatoire du déploiement en facilitant, par exemple, l’identification des différentes populations au sein de l’entreprise mais aussi et surtout de s’assurer de l’appropriation du nouvel environnement par les utilisateurs. Il faut savoir que l’adoption de Microsoft Office 365 ne sera réussie que si trois conditions sont remplies : l’dentification des bénéfices liés à Microsoft Office 365 par les utilisateurs, la capacité de chacun à déterminer dans quelles circonstances utiliser la nouvelle solution et enfin, une connaissance des fonctionnalités essentielles.

La démarche d’Eliadis débute par la définition des objectifs, du contexte et des enjeux de l’accompagnement au changement. Pour chaque projet et chaque organisation, nous adaptons le déploiement et les outils aux utilisateurs. Nous identifions et définissons des personas. Une fois ce travail finalisé, nous élaborons un plan de communication et de formation. Notre objectif est de répondre aux attentes des différentes populations - tout en nous assurant de n’en oublier aucune - une méthode qui permet de cartographier l’ensemble des typologies d’utilisateurs.

 

Généralement, nos plans de communication et de formation comportent l’un de ces trois modes opératoires :

- le mode présentiel, qui génère sans aucun doute les meilleurs résultats mais qui est aussi le plus exigeant en termes d’organisation et de coûts ;

- le mode e-learning, format qui permet de mettre rapidement en place une action de formation mais dont les résultats sont souvent décevants. Nous avons, en effet, constaté que seulement 3 à 5 % des collaborateurs s’en servent et ce sont souvent des utilisateurs avertis​ ;

- les classes virtuelles, dispositif que nous conseillons puisqu’il donne de très bons résultats, offrant aux utilisateurs des temps de prise en main. Seule limite à ce mode opératoire : les classes virtuelles ne peuvent être considérées comme des actions de formation.

Nous pouvons également proposer des dispositifs innovants tels que des stands, des petits-déjeuners d’accueil, des quiz… Nous ne manquons jamais d’idées pour susciter l’adhésion des collaborateurs de nos clients !

 

Néanmoins, notre démarche d’accompagnement au changement dans le cadre d’un déploiement de plateforme Microsoft Office 365 ne s’arrête pas là ! Pendant trois ans, nous proposons à nos clients d’être à leurs côtés pendant toute cette phase de digitalisation de leur entreprise. Nous évaluons le niveau d’appropriation des utilisateurs après un temps défini. Pour ce faire, nous pouvons, par exemple, exploiter les informations issues de la plateforme d’administration, riche en données statistiques. Nous analysons le succès ou le manque d’adhérence, identifions les freins et mettons en place de nouvelles actions correctrices. Notre objectif : mettre en place une dynamique vertueuse pour que chacun profite pleinement de l’expérience Microsoft Office 365.

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