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La Xambox au service des professionnels de la santé

publié le lundi 30/11/2009

Afin d’accélérer et de professionnaliser la gestion, l’archivage et la recherche des nombreux documents papier liés à cette activité, la Xambox se présente comme la solution idéale de gestion des documents papier.

Dans un secteur où les documents papier sont aussi nombreux que variés, où le délai légal de stockage et la confidentialité sont très importants, les professionnels de la santé trouvent dans la Xambox la réponse à leurs problèmes d’archivage, de recherche et d’économie de temps.

La Xambox, une solution complète et packagée
Qu’ils soient médecins, infirmiers, kinésithérapeutes ou vétérinaires, que ce soit pour traiter les documents relatifs à leurs patients, conserver les notes émanant des ministères ou encore numériser des articles scientifiques, mais aussi retrouver instantanément une facture archivée depuis des mois, la Xambox permet l’organisation et la gestion de toute la documentation des professionnels de santé. 

Solution complète et packagée, elle est la première solution permettant de retrouver ses papiers sans avoir besoin de les trier. Elle se compose d’une partie matérielle (scanner, intercalaires codes-barrés et bacs Xambox d’archivage) et d’une intelligence logicielle offrant un puissant moteur de recherche de documents papier ainsi qu’un tracker de documents physiques.

Une Xambox pour la gestion courante du cabinet
Gestion de courrier, comptabilité en fin de mois, affaires courantes du cabinet… ces tâches nécessitent un traitement pénible et chronophage pour nombre de professionnels s’il est effectué manuellement. La Xambox, elle, exécute ces tâches très simplement.

Lors de l'ouverture quotidienne du courrier ou de la réception de nouveaux documents, le praticien suit une procédure simple et efficace. Il lui suffit de déposer ses documents sur la Xambox et d’appuyer sur le bouton, tout est ensuite automatique :
- Les documents originaux sont systématiquement numérisés (recto verso) et archivés sous leur forme électronique mais aussi papier. Toutes les données sont reconnues (reconnaissance optique de caractères), analysées et indexées (full-text).
- Lorsque le praticien recherche un document, il lui suffit d’entrer un mot-clé dans le moteur de recherche de la Xambox – aussi simple que peut l’être une recherche sur Google-, aucune connaissance informatique n’est requise. La Xambox affiche alors la version PDF du document et indiquera l’emplacement de l’original : « Les résultats d’analyses médicales de novembre 2009 de M. Martin se trouvent dans le bac N°3 en seconde position après l’intercalaire rouge ».

Ainsi tout document numérisé est référencé, trié, sauvegardé et archivé en trois secondes et retrouvé en un clic.

Un gain de temps inestimable
La Xambox représente une fluidité dans le traitement des documents, permettant une meilleure organisation et réduisant ainsi le temps consacré à la gestion administrative, souvent fastidieuse et chronophage.

Les études menées par Xamance ont montré qu’un médecin économisait de 30 minutes à une heure par jour (soit jusqu’à 20h par mois, 10 jours par an) grâce à la Xambox. Les professionnels de santé sont ainsi plus disponibles pour se consacrer à leurs patients et à leur métier, ainsi qu’à leur vie personnelle.

Dans un souci d’économie de temps, Xamance propose l’assistance d’un coach afin de paramétrer spécifiquement la solution en fonction des besoins particuliers de l’utilisateur. Par exemple, créer des catégories automatiques permettant un classement virtuel par type, pathologie ou utilisation mais aussi en lien direct avec le patient. La recherche est encore plus rapide.

Partage d’information et collaboration
Outre la nécessité d’une gestion sûre et performante de l’information du cabinet, les professionnels de santé ont aussi besoin de partager et de donner accès à leurs informations, que ce soit avec leur assistante mais également avec leurs confrères dans le cadre d’un cabinet.

Utilisant les technologies les plus avancées en matière de numérisation, stockage de données et dématérialisation d’originaux, la Xambox permet l’envoi rapide de documents par e-mail quelque soit leur nature (comptable ou administrative), leur objet (relatifs à un patient, au sujet d’un article spécifique se rapportant à des analyses médicales par exemple) ou leur format (de la carte de visite au A4, tous grammages). Envoyer une copie des analyses médicales d’un patient à un confrère spécialisé, transmettre toutes les factures en fin de mois à son comptable, justifier d’un document auprès d’une administration est alors possible et immédiat avec la Xambox.

L’échange de l’information est aussi capital entre médecin et assistante. C’est pourquoi la Xambox peut être partagée : ce binôme aura accès à la base documentaire commune depuis son propre poste. En cas d’absence de l’un ou l’autre, chacun a la possibilité de retrouver un document grâce à ce système de classement universel.

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