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Comment une structure médico-sociale réduit de moitié son temps de préparation budgétaire

publié le mardi 24/09/2019

Avec plus de 200 salariés répartis dans une quarantaine de services et une vingtaine d’établissements, l’Œuvre Normande des Mères gère un volume de données budgétaires conséquent. C’est pourquoi, l’association a choisi de se reposer sur le logiciel Gestionnaire de Dir IPS pour construire les budgets, les comptes administratifs et les scénarios de projections nécessaires à sa gestion.

 

Retour sur l’usage et les bénéfices de cette solution avec le témoignage de Véronique Eloy, directrice administrative de l’Œuvre Normande des Mères.


Remplacer les fichiers Excel par des logiciels professionnels

Dès sa prise de fonction au sein de l’Œuvre Normande des Mères, en 2010, Véronique Eloy a pris l’initiative de remplacer les fichiers Excel utilisés pour la gestion comptable, la paie et la gestion des budgets, par des logiciels professionnels.

 

« Le logiciel de contrôle de gestion Gestionnaire nous a été suggéré par Sage, l’un de nos partenaires. Nous avons immédiatement été convaincus par la démonstration réalisée par l’éditeur de la solution, Dir IPS. Le logiciel pouvait s’adapter à la diversité de nos activités et offrait une prise en main rapide. »


Diviser par deux le temps alloué à la gestion des budgets

La solution fait rapidement ses preuves au sein de l’association : les équipes administratives passent deux fois moins de temps à construire les budgets prévisionnels.

 

« Gestionnaire permet d’importer les données nécessaires à la réalisation des budgets annuels et des comptes administratifs directement depuis les logiciels comptables que nous utilisons. Ainsi, les fiches comptables des salariés sont directement importées de notre logiciel de paie, afin d’éviter toute ressaisie. Au sein de l’Œuvre Normande des Mères, nous en traitons près de 400 car, parmi nos 200 salariés, certains partagent leur temps entre différents services. La création manuelle de ces fiches représentait des semaines de travail ! »


Anticiper les postes de dépenses les plus importants

Le logiciel Gestionnaire est également un outil d’aide à la décision. « Nous réalisons un suivi trimestriel des dépenses dédiées aux actions sociales, afin de vérifier leur concordance avec la ligne budgétaire prédéfinie. Ce suivi trimestriel est nécessaire car le secteur social présente des coûts salariaux particulièrement élevés. Grâce à Gestionnaire, les directeurs de chaque entité peuvent anticiper et ajuster les dépenses si besoin (par exemple en prévoyant moins d’embauches en CDD). Par ailleurs, les mises à jour régulières du logiciel nous permettent de rester en conformité avec les évolutions réglementaires du secteur médico-social, ce qui est essentiel pour la gestion de l’association et des budgets ! Nous répondons ainsi plus aisément aux exigences de contrôle de nos financeurs sur nos activités. »

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