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Automatisation de la facturation, de la gestion des licences et des soins des chevaux chez les Ecuries Sainte Anne

publié le mardi 24/09/2019

Les Écuries Sainte Anne sont situées à Saint-Gaudens en Haute-Garonne. Cours d’équitation, stages pour enfants et adultes, pension ou demi-pension, sauts d’obstacles, concours complets, dressage, équifun... le centre équestre propose un large panel d’activités pour tous publics.

 

Avec plus de 250 cavaliers hebdomadaires et 50 poneys et chevaux en pension, les Écuries Sainte Anne avaient besoin d’optimiser et d’automatiser l’ensemble de leur gestion administrative. Dans cette démarche, Laurent Trehin, propriétaire de l’écurie a choisi le logiciel Kavalog.. 


Une gestion manuelle en péril

« Il y a 15 ans, lorsque je suis devenu gérant et propriétaire des Écuries Sainte Anne, toute ma gestion était entièrement manuelle. La facturation était manuscrite et tout s’est très vite compliqué lors de l’application de la loi anti-fraude TVA. Quant à la gestion des reprises, j’avais un système de cartes. Tous mes mercredis et samedis soirs étaient consacrés à vérifier et pointer l’ensemble des cartes une par une.

En plus d’être chronophage, la gestion manuelle était également source d’erreurs. En conséquence, quand l’activité s’est développée et que nous avons dépassé les 120 cavaliers hebdomadaires, je n’avais plus le temps de faire autre chose que de la gestion. Il m’était impossible de garder un tel fonctionnement. J’avais besoin d’une solution en premier lieu pour faciliter ma facturation.
Pendant mes recherches, j’ai découvert Kavalog. Je les ai contactés. Aloïs Seyberlich, le gérant, est venu faire une démo sur le centre. J’ai été surpris de la complétude du logiciel. À partir d’une seule interface, le logiciel gère les cavaliers, les plannings des reprises, les soins des chevaux, les demandes de licences à FFE, et bien sûr la facturation.
»


Soins de chevaux : la traçabilité optimisée

« Depuis sa mise en place, Kavalog gère l’ensemble de mes prestations (accès aux installations, enseignement, hébergement, etc). La facturation est donc plus simple à réaliser avec la garantie d’être conforme à la réglementation. Et quel gain de temps : l’export comptable ne me prend plus que dix minutes par trimestre !
Par ailleurs, la solution s’est révélée être un véritable allié pour prendre soin des chevaux. Chaque équidé a son propre livret de santé digital. Maréchalerie, vermifugation, vaccination, tous les rappels sont automatiques. Cette digitalisation des soins me permet d’être serein face aux contrôles des services vétérinaires.

 

De plus, j’ai remarqué une réelle confiance de la part des propriétaires qui laissent leurs chevaux en pension. Le logiciel est un gage de qualité pour eux, ils se sentent rassurés face à notre manière de gérer leurs animaux. »


Des cavaliers satisfaits 

« La gestion des licenciés s’est également simplifiée, notamment à travers leur label "solution technique agréée par la FFE". La solution étant connectée avec la fédération, je n’ai qu’à saisir les demandes de licences dans le logiciel pour que celles-ci soient validées. Avec le temps que nous devions consacrer aux inscriptions, un tel label a été une révolution pour nous : j’ai gagné plusieurs journées de travail. Les cavaliers bénéficient également des avantages de la solution. Grâce au temps gagné avec l’automatisation des plannings des reprises, des pointages des activités et de la facturation, j’ai pu développer de nouvelles prestations en phase avec leurs attentes. »


Le développement des ventes en ligne 
« Récemment, j’ai adopté la solution Kavalog Web, un portail de réservation et paiement en ligne. Les habitudes de consommation des clients ont évolué. Ils veulent réserver leurs activités le soir ou le week-end sans avoir à nous appeler. Il existe donc un réel engouement pour ce portail. Les résultats ont atteint le double des objectifs de ventes que je m’étais fixés. Ce portail a dynamisé l’activité de mon centre équestre. »

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