Espace Habitat s’appuie sur Aareon France pour dématérialiser ses factures

Espace Habitat est un organisme qui gère aujourd’hui plus de 11 000 logements dans lesquels réside plus de 10 % de la population ardennaise.

Le groupe bénéficie d’une organisation distribuée au travers de ses 14 agences et émet, en moyenne, plus de 25 000 factures internes et 25 000 factures fournisseurs. Chaque année, le nombre de factures émises connaît une nette évolution. Dans ce contexte et afin d’optimiser son processus de traitement de factures et d’améliorer sa qualité de services, le service comptabilité de l’organisme a souhaité s’appuyer sur une infrastructure lui permettant de fluidifier et de moderniser ses processus de traitement historiques.

 

La LAD et la GED : les outils indispensables à la dématérialisation

 

La dématérialisation s’est rapidement imposée comme une réponse pertinente. Une étude de faisabilité et la recherche d’une solution sont alors lancées en fin d’année 2008. Les offres des éditeurs BeLink et Aareon France sont alors sélectionnées pour leur complémentarité, leur évolutivité, leur robustesse et leur capacité à s’adapter aux attentes spécifiques du service comptable.

Concrètement, les aspects liés à la numérisation et au workflow sont traités par BeLink et la GED par Aareon France. Le projet est alors lancé en septembre 2009 et mis en production au sein du groupe depuis mars 2010.

 

La pertinence de ce projet réside principalement dans la parfaite complémentarité des offres des éditeurs : les documents numérisés sont directement intégrés dans la solution Prem’Habitat d’Aareon France, la GED est accessible au travers des workflows, etc. Autant de transversalité entre les solutions qui permet de tirer pleinement parti de la nouvelle infrastructure déployée. Actuellement, un travail visant à simplifier les processus de gestion des droits est en cours. Cela permettra de faciliter la prise en main de la plate-forme dédiée à l’administration.

 

Madame Laurence Naudin, Chef de projet informatique chez Espace Habitat : « La gestion des factures est désormais optimisée et totalement dématérialisée. Le succès de ce projet s’explique par la parfaite coordination de tous les intervenants, la qualité des prestations de conseil et d’intégration ainsi que le respect des délais de mise en production. L’utilisation d’un environnement de test a largement contribué à fiabiliser la démarche. La mise en production a donc été réalisée sans difficulté, sans rupture d’exploitation et de manière transparente. »