L’AFTAM choisit W4 pour ses processus de gestion

Fondée en 1962, L’Aftam regroupe aujourd’hui plus de 1900 salariés, sur plus de 160 sites, qui interviennent dans quatre grands secteurs d’activité : l'habitat social adapté, l'hébergement social, le médico-social et la promotion sociale.

 

L’AFTAM a choisi W4 pour automatiser ses processus de gestion de conventions et de facturations. Le projet couvre les conventions, mais également les commandes soumises à des impératifs similaires à celles-ci. Ce projet est particulièrement complexe dans la mesure où il fait intervenir de très nombreux intervenants répartis dans différentes directions : Direction Administrative et Financière, Directions Opérationnelles, Directions d’Unités Territoriales, Directions des Pôles de Promotion Sociale, Directions d’Établissements, Direction du Développement et des Produits… L’application devait donc pouvoir répondre aux différents besoins et prendre en compte les impératifs de chaque utilisateur.

 

Ainsi, très concrètement, ce projet devait pouvoir s’appuyer sur une application lui permettant de répondre à l’ensemble de ces contraintes. Elle devait notamment permettre de gérer de bout en bout les conventions passées entre l’AFTAM et ses cocontractants, mais également de maîtriser l’ensemble des étapes du processus de gestion de conventions (depuis la réponse à un appel d’offres jusqu’à l’encaissement du dernier paiement).

 

Au-delà ce ces éléments, il était également important de fiabiliser la gestion des échéances, en maîtrisant les délais de traitement avec des dispositifs d’alertes et de relances. De plus, l’application devait permettre d’uniformiser et d’automatiser les facturations, mais également de sécuriser l’information en proposant une interface avec SAP pour le déversement des écritures comptables. Enfin, l’application déployée avait pour objectif de visualiser, de manière centralisée, toutes les informations liées à une convention et de garantir la confidentialité des informations en gérant les habilitations des utilisateurs.

 

En choisissant W4, l’AFTAM a pu :

 

- Choisir une solution sur mesure répondant précisément à ses besoins métiers ;

 

- Accéder à une démarche et à une méthodologie éprouvée permettant la conduite du changement tout au long du projet et l’adhésion des utilisateurs ;

 

- Ne pas perturber ses procédures de travail. La solution de W4 donne en effet la possibilité de traduire fidèlement les procédures existantes tout en apportant des fonctionnalités permettant d’améliorer et de sécuriser la gestion des conventions (automatisation des relances, traitement, centralisation et historisation des données, mise à disposition d’états de restitution synthétiques, intégration aisée dans le SI,…).

 

La forte expertise de W4 dans le monde de la gestion des conventions, auprès de plusieurs administrations  ou encore de certaines banques, a également permis à l’AFTAM de s’appuyer sur un partenaire maîtrisant parfaitement les enjeux liés à son besoin.