Savelys planifie ses 20 000 interventions quotidiennes avec Opti-Time

Savelys, société spécialisée dans la maintenance d’équipements de chauffage en France, souhaitait planifier de manière efficace les interventions de ses techniciens sur l’ensemble du territoire en temps réel ; pour cela, elle a choisi la solution Opti-Time. Savelys est le leader de la maintenance d’équipements de chauffage en France. Filiale de GDF SUEZ et fruit de la fusion de CGST-SAVE et DOMOSERVICES, La société compte 250 agences en France, gère 1,5 million de contrats d'entretien, effectue 20 000 interventions par jour et dispose de plus de 3 500 techniciens. Afin d’améliorer sa productivité, Savelys a décidé de refondre son système de gestion et de basculer sur Oracle E-business Suite. En parallèle, la mise en oeuvre d’un outil de planification des interventions a été décidée. "Nous voulions pouvoir gérer les visites d'entretien récurrentes et ajouter, en temps réel, les demandes d’intervention ou de dépannage reçus par les agences", explique Bernard de Keyser, directeur Organisation et Projets chez Savelys. Ayant donné satisfaction chez DOMOSERVICES, la solution Opti-Time a été sélectionnée par Savelys. "Les fonctionnalités, l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution nous ont convaincus. Elle couvre l’ensemble de nos besoins, notamment la capacité d’établir un planning sur la base des compétences requises pour chaque type d'intervention, créneau horaire, marque de produits, affectation géographique des techniciens et leur activité déjà planifiée", confie Bernard de Keyser. La solution Opti-Time a tout d’abord été paramétrée pour utiliser la terminologie de SAVELYS, intégrer les caractéristiques des techniciens et suivre les pratiques métier de l’entreprise. Elle a ensuite été interfacée avec le nouvel ERP. "La solution d’Opti-Time offre à nos secrétaires en agences, un écran de prise de rendez-vous leur indiquant les créneaux les plus rentables lors de la prise d'un appel client. Ces plannings distinguent les interventions selon leur type, leur secteur et leur flexibilité dans le temps. De son côté, le responsable d'agence a en permanence une vue globale sur l'activité de son équipe", remarque Bernard de Keyser. Les visites d'entretien pour le mois suivant sont chargées chaque nuit dans le planning ; n’excédant jamais 50% du temps de chaque technicien. Des avis de passage sont ensuite envoyés automatiquement aux clients ; dès réception de l’accord du client, les visites sont figées dans le planning. Aujourd’hui, la solution est déployée dans 4 des 8 grandes régions couvertes par SAVELYS ; une autre est actuellement en cours de déploiement. D’ici mi-2010, la totalité des 8 régions le sera. Les responsables agences de Savelys, qui auparavant effectuaient la planification manuellement basée sur la connaissance empirique de quelques personnes au sein de chaque site, se sont rapidement approprié l’outil Opti-Time. Ils l’utilisent désormais quotidiennement pour planifier les 20 000 interventions quotidiennes sur l’ensemble du territoire. "Grâce à Opti-Time, nous pouvons désormais automatiser entièrement la planification, uniformiser les méthodes de gestion sur l'ensemble du territoire, gagner en productivité, optimiser en fonction de critères objectifs et consolider les plannings partagés des ressources des agences. Nous aurons également la possibilité de répondre aux urgences de nos clients en temps réel et en prenant en compte leurs spécificités contractuelles", se félicite Bernard de Keyser. "La capacité de la solution Opti-Time à intégrer en temps réel, dans un même planning, les demandes urgentes qui arrivent au fil de l’eau dans les agences et les lots de visites d’entretien prévues à l’avance, tout en respectant les contraintes des clients et les compétences des techniciens, a été un facteur clé dans l’intérêt perçu et dans l’acceptation de la solution au sein de Savelys", précise Bertrand Eichinger, directeur marketing d’Opti-Time