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Rentabilisez votre investissement SharePoint avec EverSuite for Outlook !

publié le lundi 19/12/2011

La plateforme Microsoft SharePoint constitue une brique incontournable de la gestion de l’information de votre entreprise. Pourtant, vous constatez que vos collaborateurs ne l’utilisent pas suffisamment au quotidien. Pourquoi ?  Vous êtes probablement confronté à deux problèmes concomitants. D’un côté, des utilisateurs réticents à la conduite du changement, de l’autre, une croissance exponentielle des courriers électroniques, principaux supports de communication, mais ô combien difficiles à canaliser. La solution ? intégrer SharePoint directement dans la messagerie !

 

Un problème d’adoption et de formation

Selon une récente étude menée auprès d’entreprises utilisatrices de SharePoint à travers le monde dans de multiples secteurs d’activité, l’adoption et la formation des utilisateurs lors de la mise en œuvre de SharePoint représentent la problématique majeure pour 25% des personnes interrogées. Or, certaines opérations courantes peuvent s’avérer fastidieuses pour un utilisateur non averti, comme déposer la pièce attachée d’un e-mail  dans une bibliothèque SharePoint.

 

Des e-mails omniprésents et difficiles à gérer

Depuis son utilisation massive dans l'entreprise, l’e-mail est devenu l'un des principaux moyens de communication. A travers les e-mails tout circule : des échanges informels entre collègues jusqu’au contrat important. Or, déposer un e-mail ou sa pièce jointe dans SharePoint pour partager et sécuriser l’information peut prendre un temps précieux. Il est tellement plus aisé - et rapide- de stocker ses e-mails dans son propre dossier d’archivage sous Outlook (PST files) ou d’imprimer les plus importants en vue d’un archivage papier !

 

La solution gagnante : intégrer SharePoint directement dans la messagerie

L’enjeu est donc de permettre aux collaborateurs d’accéder à SharePoint de la manière la plus simple qui soit, afin d’intégrer documents et e-mails dans le référentiel documentaire. Pour faciliter l’adoption de la plateforme Microsoft  et s’assurer que toute l’information stratégique détenue dans les e-mails soit archivée, la solution ne serait-elle pas d’intégrer SharePoint directement dans l’outil de messagerie afin que les utilisateurs finaux « fassent du SharePoint sans le savoir ? ».

 

 

La solution EverSuite for Outlook éditée par Ever Team répond directement à ce besoin. Elle permet d’accéder et de déposer les e-mails et leurs pièces attachées (quel que soit leur format : Office, PDF, AutoCAD, son, image, vidéo, etc.) dans les bibliothèques SharePoint par simple glisser-déposer, ce qui rend son utilisation simple et intuitive pour tout collaborateur. EverSuite for Outlook permet également de renseigner les métadonnées des documents automatiquement ou manuellement. De plus, son moteur de règles pour intégrer les e-mails contribue à éviter les erreurs de manipulation tout en assurant une gestion dynamique des versions des documents.

 

 

Pour quel retour sur investissement (ROI) ?

Une fois EverSuite for Outlook mis à disposition, les utilisateurs finaux gagnent du temps en optimisant la gestion de leurs e-mails dans SharePoint et ce, sans changer leurs habitudes de travail. D'où un ROI rapide, quantifiable et simple à calculer.
Du côté de la DSI, les boîtes mails et les espaces de stockage sont rationnalisés, le réseau désengorgé grâce à la réduction des échanges de mails, l’investissement dans SharePoint mieux rentabilisé grâce à la facilité d’utilisation et d’adoption apportée par EverSuite for Outlook… tout cela pour une qualité de service améliorée.

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