Open Text lance Content Services pour Microsoft SharePoint

Open Text lance Content Services pour Microsoft SharePoint, une nouvelle offre permettant d’assurer la bonne gestion du cycle de vie des contenus critiques créés, gérés et stockés avec SharePoint. Bâtie sur le socle Open Text Enterprise Library, elle applique les mécanismes d’archivage, de pérennisation et de sécurisation des informations sur le long terme, en conformité avec les exigences réglementaires et métier les plus contraignantes. Open Text Content Services pour SharePoint se compose de deux modules : Open Text Storage Services pour SharePoint et Open Text Content Lifecycle Management Services pour SharePoint. Open Text Storage Services pour Microsoft SharePoint Storage Services complète les fonctions de stockage offertes par SharePoint. Ce module repose sur le référentiel Enterprise Library Services d’Open Text. Il permet de centraliser les documents et informations contenus dans les différentes instances départementales de SharePoint sur un système d’archivage unique, puis de les gérer sur le long terme en respectant les recommandations et normes les plus exigeantes comme la norme 5015.2 Chapitre 2 du Ministère de la Défense des Etats-Unis (DOD). Cette offre s’adresse aux entreprises pour lesquelles l’augmentation massive du volume stocké dans les bases de données SQL est un problème. Avec Open Text Storage Services pour SharePoint, les données contenues dans les documents sont sauvegardées en lieu et place des documents entiers, évitant ainsi la multiplication des BLOB (Binary Large Objects). La gestion de la base SQL utilisée pour le stockage est ainsi simplifiée, le système allégé jusqu’à 80% de son volume et la performance globale de l’archivage optimisée. L’utilisation d’Open Text Storage Services pour Microsoft SharePoint permet également la suppression des goulets d’étrangement lors de la recherche d’information, la réalisation de sauvegardes automatiques et de restaurations plus rapides. Open Text Content Lifecycle Management Services pour SharePoint CLM Services permet aux entreprises de capturer les contenus créés dans SharePoint (documents, sites et listes) en vue d’une gestion centralisée et d’une réutilisation par d’autres instances (sites) SharePoint ou au sein de dossiers virtuels sur le même site. Grâce à cette solution, les entreprises sont en mesure de régir la mise en conformité de l’ensemble des contenus numériques produits (SharePoint, emails, systèmes de fichiers, SAP et autres environnements de création d’archives). Elles sont ainsi préparées en cas d’éventuelles procédures d’audit et de recherche de preuves liées à un litige commercial ou juridique. Open Text CLM Services Pour Microsoft SharePoint embarque les fonctions avancées d’archivage du module Open Text Storage Services pour Microsoft SharePoint (voir détail ci-dessus). Open Text CLM Services pour Microsoft SharePoint permet en plus :

• de rechercher et de récupérer les contenus. Les fonctions de recherche de SharePoint sont ainsi étendues, et permettent d’accéder simultanément aux contenus actifs dans les bases de données Microsoft SharePoint et aux archives. Une liste de résultats distingue le stockage en ligne ou archivé.
• de contrôler le cycle de vie des contenus (périodes de conservation, dates de reclassement…) conformément aux politiques internes et aux réglementations externes. Des règles de classifications de type Records Management peuvent être automatiquement appliquées aux documents au moment de l’archivage ou de manière interactive par les utilisateurs au moment de leur choix.
• d’assurer un suivi de l’activité autour du contenu SharePoint. Il est possible de savoir qui a effectué les modifications, quand et pourquoi.