Les Agriculteurs de la Mayenne automatisent le traitement de ses factures avec ReadSoft et Qualiac

La Coopérative a retenu les deux éditeurs pour la complémentarité de leurs offres. Le projet vise deux objectifs majeurs : gagner en productivité dans le traitement des 30 000 factures annuelles et optimiser le processus achat. C'est l'offre conjointe de ReadSoft et Qualiac qui a convaincu la Coopérative de Mayenne (450 salariés, 8000 agriculteurs sociétaires, 280 millions euros CA) de mettre en œuvre un projet d'automatisation du traitement des factures.

La CAM était déjà utilisatrice du module Comptabilité/Finance de Qualiac qui avait su répondre à la complexité de tenue de comptes propre à la Coopérative (les exploitants agricoles étant aussi bien clients que fournisseurs). "Face à notre nouveau besoin, Qualiac a proposé d'étendre le socle existant avec un module achat et d'intégrer le module de dématérialisation de factures de ReadSoft", explique Bruno Tariel, Directeur Administratif et Financier et Responsable du projet "Contrairement à une proposition concurrente qui ne couvrait que l'étape contrôle facture fournisseur, Qualiac nous offre une solution globale et intégrée capable de couvrir un processus complet, depuis la commande jusqu'à l'enregistrement comptable. Ce partenariat étroit Qualiac – ReadSoft, où chacun maîtrise son métier, nous est apparu tout à fait pertinent. Ce sera pour nous un gain de temps et un gage de fiabilité pour la mise en œuvre."

GAGNER EN PRODUCTIVITE SUR LE TRAITEMENT DES FACTURES Le traitement manuel des factures fournisseurs, centralisé au service comptable à Laval, avait montré ses limites. En cause notamment : la circulation physique des documents, pour approbation, auprès de la trentaine de services dépensiers dispersés géographiquement. L'enregistrement comptable n'intervenant qu'en fin de chaîne, toute facture bloquée dans le circuit rallongeait d'autant les périodes d'arrêtés de compte. En dématérialisant ses flux factures, la Coopérative va pouvoir accélérer les traitements et gagner en productivité.

STANDARDISER LE PROCESSUS D'ACHAT Avec ce projet, la Coopérative de Mayenne souhaite également introduire un processus standard d'achats fournisseurs, avec passation de commande, valorisation des réceptions et validation des factures reçues. "En modifiant notre processus, les contrôles facture se feront à la comptabilité et seules les factures en exception seront envoyées par workflow dans les services pour validation", explique Bruno Tariel. "Ce temps gagné va permettre aux acheteurs de se recentrer sur leur cœur de métier, comme la négociation ou le référencement de gammes."

Le projet doit entrer en production dans le courant de l'automne 2009. Il prendra en charge progressivement les factures de frais généraux et d'achats matières.