Le télétravail, un vaccin économique contre la pandémie par Avaya

Avaya accompagne les entreprises dans la mise en place d'un plan de continuité d'activité pour empêcher toute paralysie en période de crise sanitaire ou économique.

Depuis le mois de septembre 2009, la France a assisté à une accélération nette de l'épidémie de grippe A. Dans certains pays, l'économie a mis des années à se remettre des pandémies précédentes. Lorsqu'elle se prépare à une pandémie ou à une grève, une entreprise doit d'abord comprendre les réactions que peut susciter un tel événement afin de définir des mesures préventives et réactives. Avaya accompagne les entreprises dans leur mise en place d'un plan de continuité d'activité pour enrayer l'impact de tels événements qui paralysent souvent l'entreprise.

« Les préoccupations que nous connaissons tous actuellement face aux virus, tels que le H1N1, ou encore face aux grèves, rappellent à chacun d'entre nous qu'il est temps de mettre en place des stratégies précises pour limiter l'impact que peuvent avoir certains événements, comme les pandémies, sur nos entreprises », explique Eric Buhagiar, Directeur Marketing chez Avaya France. « Il convient aux entreprises d'anticiper, de savoir comment gérer les communications en situation de contexte difficile, de trouver des solutions pour minimiser l'impact économique. L'adoption d'une architecture de communications souple permet de répondre aux blocages liés à des crises. »

Définir un programme anti-pandémie et antigrève pour maintenir l'activité de l'entreprise Lorsqu'elle se prépare à une pandémie, une entreprise ne doit pas uniquement se poser la question de savoir ce qu'il adviendrait de ses employés, mais, tout aussi important, l'impact que peut avoir une telle pandémie sur les réglementations, les salariés et la population globale. Si elle prend en compte plusieurs facteurs, une entreprise peut se préparer une réponse adaptée.

En effet il ne s'agit pas uniquement de déplacer les ressources d'un site à un autre, mais plutôt de s'entraîner à gérer des opérations réduites, et de se concentrer sur les processus critiques à grande échelle sur une période prolongée. Dans le développement d'une réponse à une pandémie à l'échelle de l'entreprise, l'ennemi à abattre n'est pas seulement l'infection, mais aussi la peur, le manque d'informations et les changements comportementaux qui découlent de la pandémie.

Ainsi, face à une pandémie, la population active peut être de plus en plus réticente à se rendre à son travail, les personnes qui resteront actives pourraient refuser de travailler au contact d'autres personnes entraînant l'absence aux réunions directes. La plupart des entreprises n'ont souvent aucune marge possible de manœuvre dans l'attribution des ressources aux tâches. Dès que 20 à 40 % de leurs effectifs sont absents pour une période prolongée, toutes les institutions doivent remodeler leur capacité opérationnelle. Même avec seulement 20 % du personnel en congé maladie, les services de centres d'appels, des administrations publiques, par exemple, peuvent se retrouver fortement handicapés.

Une pandémie doit être considérée comme un bouleversement à long terme qui passe par plusieurs phases (émergence, progression et déclin), et dont chaque phase peut faire évoluer les besoins de l'entreprise. Un travail de planification et d'analyse permettra alors de développer des réponses à chaque situation et d'aligner les mesures à prendre. Les technologies de l'information contribuent largement à la résilience de l'entreprise mais cette résilience ne peut tenir si l'entreprise ne comprend pas ses besoins à chaque étape d'une pandémie.

L'employé se virtualise : le télétravailleur, pierre angulaire des plans de lutte contre une pandémie Pour les entreprises, la première étape importante consiste à déterminer la manière de soutenir les opérations clés avec des ressources réduites qui prennent en compte un phénomène possible de distanciation sociale et de désengagement des employés.

L'étendue du changement opérationnel requis par un plan anti-pandémie a conduit les entreprises à anticiper les changements de comportement majeurs, comme la mise en place du télétravail, pour permettre aux employés de travailler de chez eux, ou le remplacement du système actuel de gestion des documents par des outils en ligne pour limiter le volume à déménager.

« L'évolution permanente des possibilités techniques modifie radicalement le modèle économique traditionnel », commente Eric Buhagiar. « L'apparition de la technologie VoIP, et plus récemment du protocole SIP, a permis aux entreprises de travailler, de collaborer et de transférer des données de façon efficace et peu coûteuse à grande échelle. La technologie SIP a également l'avantage de fournir un mécanisme unique quel que soit le media utilisé, ce qui simplifie encore plus le processus. »

Avaya a investi dans le développement de technologies qui favorisent les communications à domicile pour obtenir un modèle de télétravail durable et efficace. Les softphones avec Communications unifiées (clients logiciels ou basés sur un navigateur) offrent aux employés virtuels une expérience de communications digne d'une entreprise. Les appels professionnels sonnent sur le téléphone personnel des télétravailleurs, et ces derniers bénéficient des fonctions importantes de PBX, telles que le transfert des appels, la mise en attente et la téléconférence. Ces solutions permettent également au personnel virtuel d'accéder aux répertoires de l'entreprise, aux informations de présence et à la visioconférence. Les softphones offrent aux collaborateurs physiquement isolés la garantie de pouvoir communiquer efficacement avec leurs collègues et leurs clients.

En terme d'offre, Avaya IP Office (Release 5.0) met à disposition un package « tele-worker » qui permettra aux PME de maintenir la productivité sans risque de contagion grâce à diverses applications de travail à distance (Avaya one-X Mobile ou one-X Portal).

Avaya a publié deux livres blancs approfondissant les techniques et outils de lutte contre la pandémie dans l'entreprise : Préparation de l'entreprise à une pandémie et Des solutions de communication pour lutter contre une pandémie. Ces livres blancs peuvent être téléchargés en ligne sur www.avaya.fr/pca.