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Le CFA de Bourges organise les dossiers des élèves avec Toshiba et la GED Novaxel

publié le jeudi 29/01/2009

Le CFA de Bourges, est un centre de formation professionnelle ayant pour vocation la formation par l’apprentissage en entreprise. Cet établissement propose des formations en alternance et en continu destinées à un jeune public désireux de se former à des métiers comme la coiffure ou l’esthétique, mais également à des salariés ayant décidé de se reconvertir. Cet établissement situé dans la région du Cher, dispose de 100 personnes dont 50 formateurs et 1040 élèves.

Problématique
Le CFA de Bourges doit gérer au quotidien une grande quantité d’informations : le dossier de chaque élève est composé d’environ une quinzaine de feuilles papier, soit un dossier d’environ un demi centimètre. Multiplié par environ 1 000 élèves inscrits chaque année dans l’établissement, cela représentait à peu près 15 000 feuilles à traiter sans parler de l’espace de rangement occupé pour stocker un tel volume de papier. Les premières préoccupations du CFA de Bourges ont été de répondre à la problématique de stockage, et à celle de l’accès rapide à l’information. En effet, il est très vite fastidieux de rechercher une information lorsque celle-ci, pour des raisons légales, doit être conservée entre 5 et 10 ans.

Choix de la solution
Le projet démarre en mars 2008, le CFA de Bourges sélectionne alors 2 solutions de GED avant d’écarter rapidement l’offre concurrente au profit de celle de Novaxel. L’efficacité de la solution et l’intérêt de l’offre commerciale proposée ont fait toute la différence ! La solution est alors rapidement déployée (par Toshiba Région Centre avec la collaboration de Novaxel) et est opérationnelle depuis juillet 2008, pour que le CFA soit fin prêt à la rentrée sur tous les anciens dossiers.

"Le délai d’installation était un critère impératif", indique Jackie Barreau, directeur du CFA. Le processus de sélection aura duré à peu près 3 mois. Le centre de formation est équipé de deux photocopieurs scanners Toshiba pour assurer la numérisation, en couleurs et en noir & blanc, des documents intégrés dans les dossiers des élèves.

Quelques options spécifiques ont été souscrites à l’offre de base :
- Le stockage des données sur CD : il s’agit de disposer d’une copie de la base sur un CD afin de pouvoir l’utiliser de façon autonome.
- L’accès web : Novaxel web, pour un accès distant du formateur au dossier de l’élève.

A tout moment, le formateur peut consulter le dossier sans avoir à contacter ou se déplacer au service administration, et ainsi faire les recherches nécessaires dans les différentes armoires électroniques. La consultation peut se faire à l’intérieur du CFA et depuis l’extérieur. Une fois scannés, tous les contrats doivent être conservés un minimum de 2 ans au CFA de Bourges, ce qui correspond à la période de formation de l’élève. Mais cette durée est un minimum, car selon un principe légal, il est parfois obligatoire de conserver certains documents jusqu’à 10 ans de façon rétrospective.

Bénéfices
La solution a été déployée en 2008, il est donc encore un peu tôt pour parler de retour sur investissement. Néanmoins, le directeur du CFA espère des résultats visibles sur la place libérée en terme de stockage, le temps gagné pour l’ensemble du personnel (une centaine de personnes dont les 50 formateurs), à la fois pour le personnel administratif et les formateurs qui se rendent en entreprises et ont besoin d’accéder à la base de données du CFA. "C’est surtout à ce niveau que j’attends des résultats, car là évidemment c’est un gain de temps et aussi une efficacité", commente Jackie Barreau.

"Dans les années 1980 on disait qu’avec l’informatique, on allait vers le zéro papier. En fait, je pense que devant le zéro il faut mettre d’autres zéro, et un « un ». Avec l’informatique, on a en réalité augmenté le nombre de papier, le nombre de documents à imprimer et aujourd’hui cela crée tout simplement des problèmes de manipulation de papier, et de stockage. Du coup, cela ralentit probablement l’information. Les solutions comme Novaxel doivent au quotidien nous améliorer le travail, et c’est cela qu’elles nous permettent de faire", précise Jackie Barreau. Et il ajoute : "On imprime moins car on va consulter l’information. On devient très écologique !".

 

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