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L’ADMR dématérialise et organise ses documents en Lozère avec Novaxel

publié le mercredi 27/05/2009

L’ADMR48, fédération de services à domicile créée en 1974, regroupe 21 structures locales. La fédération gère du personnel d’intervention dans tous les métiers de services à domicile (infirmière, aide soignante, portage de repas, aide à domicile, aide ménagère, etc.), aussi bien pour la famille que pour les personnes âgées et les personnes handicapées.

Problématique
L’ADMR48 est composée de 900 salariés et dispose de 3600 clients, les dossiers sont nombreux et les problèmes de classement et d’archivage fréquents. La fédération est confrontée à des difficultés d’organisation dans le classement de ses dossiers, du fait des 21 structures réparties sur le département, aucune des architectures dossier n’est définie et identique pour chaque collaborateur ADMR. Les dossiers sont créés en double, parfois même en triple afin d’être disponibles à la fois dans les structures et les associations locales, et à la fédération. De plus, les pertes de documents sont devenues monnaie courante, le coût-photocopie a explosé et les archives débordent.

Choix de la solution
En 2004, le directeur de la Fédération ADMR48 sélectionne 5 éditeurs de gestion électronique de documents, dont Novaxel. A l’époque, le marché évolue très vite et la prise de décision est freinée par la peur et le manque d’information sur ces solutions. Le processus de sélection dure 3 ans, pendant ce temps-là Claude Fournie hésite et compare les offres. La découverte de Novaxel est vécue comme une révélation et la démonstration de l’application déjà en place dans une grande structure met finalement ses craintes de côté. "C’est l’arborescence, ou plutôt tout le process Novaxel qui nous a plu, contrairement aux autre solutions qui offraient une arborescence Windows dont nous ne voulions pas", commente Claude Fournie.

L’installation est alors lancée en mai 2007 et opérationnelle en juillet de la même année. Le choix s’est porté vers Novaxel car l’ADMR48 souhaitait mettre en place une vraie démarche de qualité. La simplicité d’utilisation et la possibilité d’organisation normée sont les principales raisons de ce choix. Le classement électronique au format « armoire – rayon – classeur – dossier » proposée dans Novaxel répondait parfaitement à ce besoin de simplicité absolue pour être facilement utilisée par la majorité de bénévoles et retraités composant l’ADMR. "Passer du papier au numérique fait qu’ils ont été très craintifs vis à vis de cette nouveauté au départ, les retraités n’aiment pas trop toucher à l’informatique. Mais une fois cette crainte passée, ils ne peuvent plus s’en passer et aucun ne veut revenir en arrière," raconte Claude Fournie.

Les bénéfices
A l’heure actuelle, tout part du logiciel métier de l’ADMR48 et va directement dans Novaxel pour se classer automatiquement dans chaque dossier. Par exemple, il suffit d’un seul clic pour que les 900 bulletins de salaires soient édités et répartis dans les 900 dossiers salariés et ce, en moins d’une minute !Les bénéfices sont remarquables en terme de gain de temps, il n’est plus nécessaire de se déplacer dans les bureaux pour aller chercher un dossier, tout se fait depuis l’ordinateur pour faciliter l’accès aux documents et le partage. L’ADMR a fait le choix de l’option web pour utiliser Novaxel, ainsi au-delà du partage interne, M. Fournie a également accès aux informations depuis l’extérieur grâce à un navigateur protégé par un login et un mot de passe.

L’économie de papier est considérable : 50% de papier en moins en trois ans. Auparavant tout était photocopié et le nombre de cartons de papier utilisés était de 40 tous les deux mois. Avec Novaxel, plus besoin de photocopier et seulement 12 cartons sont désormais nécessaires. De plus, les 19 armoires de classement utilisées jusque-là pour ranger les documents papier (dossiers suspendus, chemises, sous chemises, etc.) ont été réduites à néant ou presque ! Dès lors, il ne reste plus qu’une seule armoire par bureau, qui ont ainsi pu être réaménagés pour donner plus de confort et d’espace aux salariés et aux membres de l’ADMR. Les archives du sous-sol, habituellement inondées d’une soixantaine de cartons, n’accueillent plus que 8 cartons d’archives aujourd’hui.

"En deux ans nous avons totalement récupéré l’investissement. Nous avons gagné en qualité de travail et en temps, c’est impressionnant. Récemment, la caisse d’assurance maladie est venue nous contrôler et tout a été fait sans impression, à l’écran, dans un réel confort d’utilisation grâce à Novaxel. Résultat, ils se sont demandés pourquoi ils ne l’avaient pas", s’exclame Claude Fournie.

L’ADMR prévoit d’apporter une évolution au projet déjà mis en place avec Novaxel. D’ici à 2012, leur souhait est de pouvoir permettre aux salariés de consulter leur dossier et les dossiers clients par le biais un système d’accès sécurisé.

"Novaxel, pour nous, ça a été la meilleure chose que nous ayons eu depuis longtemps. Le logiciel a été rapidement mis en place, il n’y a pas eu un seul bug en deux ans et pas une seule personne n’en est mécontente, les avis sont unanimes, même de la part de ceux qui étaient les plus réticents. Si on devait me le retirer du jour au lendemain, il faudrait me trouver mieux !", commente Claude Fournie.

A noter que le projet de dématérialisation mis en place par l’ADMR de Lozère aura été considéré comme un projet exemplaire par les autres structures locales. A l’heure actuelle, 12 départements sont déjà venus à leur rencontre pour voir fonctionner la solution de GED Novaxel.

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