Informatisation des TPE : encore des progrès à faire !

Ciel, éditeur de logiciels de gestion pour petites entreprises, a créé « l’Observatoire Ciel de l’Informatisation des Petites Entreprises ». Sa vocation : identifier chaque année les grandes tendances du marché de l’informatisation des petites entreprises et en dégager les indicateurs et les informations clés. Dans cette optique, l’Observatoire présente les résultats du 1er Baromètre Ciel de l’Informatisation des Petites Entreprises. Ce Baromètre 2008 s’appuie : - sur les résultats de l’étude Ciel/Ipsos menée en décembre 2007 sur l’Informatisation des Petites Entreprises - de 1 à 19 salariés - et l’utilisation des logiciels de gestion, - sur une étude Ciel sur le comportement des entreprises équipées en logiciels de gestion. Principaux enseignements du Baromètre En 2007, l’Insee recense en France 2,6 millions d’entreprises dont 1,37 million de petites entreprises de 1 à 19 salariés. 87% d’entre-elles sont informatisées. Reste donc encore 13% « d’irréductibles », soit 170 000 petites entreprises non informatisées. 1,2 million de petites entreprises semblent donc convaincues des bénéfices de l’informatisation. Mais quels usages en font-elles ? S’attachant depuis plus de 20 ans à proposer aux petites entreprises des solutions de gestion informatisées qui leur permettent de gagner du temps et qui les aident à développer leur activité, Ciel a souhaité connaître leurs usages en 2007 selon 4 grands thèmes : - l’informatisation des petites entreprises, - leurs relations avec leur expert-comptable, - la télé-déclaration, - le e-commerce. L’informatisation des Petites Entreprises 40% des petites entreprises n’utilisent pas encore de logiciel pour suivre leur comptabilité (27% ont un ordinateur mais pas de logiciel et 13% n’ont ni ordinateur ni logiciel). Sur les 826 000 petites entreprises qui utilisent un logiciel de comptabilité, la majorité a choisi d’avoir un logiciel installé dans l’entreprise, boudant les solutions accessibles via Internet (ASP – SAAS). Passé l’effet « dopant » des passages à l’an 2000 et à l’euro, le taux de renouvellement en logiciel reste faible. En effet, moins de 10% des petites entreprises ont acheté un logiciel depuis moins d’un an et il s’agit pour une grande part (72%) d’un premier équipement. Seul l’argument des « nouvelles technologies » semble pousser au renouvellement. Les relations avec l’Expert-comptable Aujourd’hui, l’Expert-comptable demeure le principal conseiller des petites entreprises. 86% d’entre elles déclarent travailler avec un expert-comptable en 2007. 40% lui sous-traitent l’ensemble de leur comptabilité, 46% possèdent un logiciel pour tenir leur comptabilité et travaillent avec un expert-comptable, et 14% se débrouillent seules. Une relation forte qui repose sur des échanges très archaïques ! En effet, les 2/3 des petites entreprises utilisent encore le papier (66%) pour échanger leurs données avec leur expert-comptable. 31% le font par fax, 35% par informatique (disquette, CD, email, web). Pour déclarer la TVA, les petites entreprises demeurent assez autonomes : 49% le font elles-mêmes, soit la majorité des entreprises équipées de logiciel de comptabilité. 44% confient cette tâche à leur expert-comptable. « Force est de constater que, même si l’informatique est entrée dans les petites entreprises, l’usage qu’elles en font reste très limité. Les éditeurs de logiciels et les experts-comptables doivent travailler ensemble pour faire évoluer les mentalités et développer l’usage des technologies de l’information et de la communication dans les entreprises » souligne Antoine Henry (Président de Ciel). La télé-déclaration En matière de télé-déclaration, les résultats du Baromètre laissent à réfléchir. Le grand constat de cette enquête est que la contrainte de télé-déclarer a entraîné une surcharge de saisie sur Internet de la part des petites entreprises (on calcule dans le logiciel et on ressaisit sur le site de la DGI), ce qui va totalement à l’encontre des bénéfices attendus des nouvelles technologies ! Peu nombreuses encore sont les petites entreprises qui télé-déclarent en utilisant un mode de dématérialisation EDI par échange de fichier (7% pour la TVA et 17% pour la DUCS). Sans obligation réglementaire de télé-déclarer, les petites entreprises n’ont donc pas encore sauté le pas de la dématérialisation. La déclaration DADS est la seule exception : sans obligation légale, 52% des petites entreprises télé- déclarent par échange de fichier, donc sans ressaisie. Celles-ci plébiscitent la simplicité gagnée dans les échanges avec l’administration et le sentiment de se libérer de tâches administratives jugées fastidieuses. « Aujourd’hui, l’enjeu des éditeurs est de convaincre l’administration d’accélérer la dématérialisation complète des échanges grâce à l’EDI » affirme Antoine Henry. Le e-commerce Enfin, il apparaît clairement que le commerce en ligne n’est pas la priorité des petites entreprises. 48% de celles qui sont connectées à Internet possèdent un site vitrine, et seulement 23% d’entre elles vont plus loin avec un site marchand. A noter que 8% seulement des petites entreprises équipées d’un site marchand ont un lien direct entre ce site et leur logiciel de gestion de stock et de facturation. « Le développement du e-commerce passe par une évolution des mentalités ainsi que par une approche globale pour démystifier la complexité de mise en œuvre, en montrant les différentes façons d’être prêt (création du site) et d’assurer sa visibilité sur Internet » souligne Antoine HENRY. En conclusion Les résultats du 1er « Baromètre Ciel sur l’informatisation des petites entreprises », permettent de se rendre compte que l’informatisation des petites entreprises n’est pas qu’un problème d’équipement. Il faut maintenant développer l’usage, qui est loin d’être optimisé aujourd’hui, et faire évoluer les mentalités et les habitudes de travail. L’informatisation de la comptabilité ne progresse pas aussi vite que l’informatisation des petites entreprises * En 2007, sur 1,37 million de petites entreprises de 1 à 19 salariés, 87% sont informatisées, soit 1,2 million de petites entreprises. A noter que la quasi totalité des entreprises de 10 à 19 salariés sont informatisées (98%), alors que seules 86% des entreprises de 1 à 9 salariés le sont. Une certaine disparité existe également selon les secteurs d’activité. Ainsi, l’hôtellerie/restauration et le commerce sont les plus faiblement informatisés, avec un taux respectif de 58% et 66%. Des chiffres bas qui s’expliquent par l’utilisation d’une caisse enregistreuse plutôt qu’un PC. A contrario, les petites entreprises de services (95%) et des secteurs banque, assurance et immobilier (97%) sont les mieux équipées. * 6 petites entreprises sur 10 utilisent un logiciel de comptabilité, soit 826 000. La majorité d’entre elles – 97% - ont choisi d’avoir un logiciel installé dans l’entreprise. Seules 3% utilisent un logiciel accessible via Internet (ASP – SAAS). Ces solutions lancées dans les années 1999/2000 peinent à séduire les petites entreprises. Leur concept demeure, semble-t-il, assez confus dans l’esprit de ces entrepreneurs. * 60% des petites entreprises possèdent un logiciel de comptabilité. Sur les 40% qui ne sont pas encore équipés d’un logiciel de comptabilité, 27% ont un PC mais pas de logiciel, 13% n’ont pas du tout de PC. * 115 000 petites entreprises, soit moins de 10% des petites entreprises, ont acheté un logiciel depuis moins d’un an. Pour 72% d’entre elles, il s’agit d’un premier équipement en logiciel de comptabilité. Les 28% restants ont remplacé un logiciel de comptabilité existant. Passé l’effet « dopant » des passages à l’euro et à l’an 2000, le taux de renouvellement s’avère toujours faible, même si l’argument des « nouvelles technologies » incite plus facilement au renouvellement. * Il est intéressant de souligner que seules 40% des entreprises déclarent un premier équipement simultané en PC et logiciel de comptabilité. Un réflexe qui est donc loin d’être pris ! Les relations avec l’expert-comptable : des échanges encore peu dématérialisés L’expert-comptable demeure le principal conseiller des petites entreprises. Il est un interlocuteur incontournable des petits entrepreneurs notamment en termes de comptabilité et d’informatisation. C’est donc en toute logique que Ciel a souhaité faire le point sur les relations des petites entreprises avec cet expert. * L’expert-comptable incontournable ? Preuve en est la part des petites entreprises qui déclarent travailler en 2007 avec un expert-comptable : 86%. Les 14% restants déclarent posséder un logiciel de comptabilité et se passer des services d’un expert-comptable. A noter que 40% des petites entreprises externalisent l’ensemble de leur comptabilité auprès d’un expert-comptable. 46% ont un logiciel pour tenir leur comptabilité et travaillent avec un expert-comptable. * La dématérialisation des données progresse peu. Même si les petites entreprises sont bien équipées en logiciels, les échanges informatisés avec l’expert-comptable demeurent faibles. Les 2/3 des petites entreprises utilisent encore le papier pour échanger leurs données avec leur expert-comptable. 31% le font par fax, 35% par des moyens informatisés (disquette, CD, email, web). * Les petites entreprises demeurent assez autonomes pour déclarer leur TVA : 49% déclarent elles-mêmes leur TVA, soit la majorité des entreprises équipées de logiciel de comptabilité. 44% confient cette tâche à leur expert-comptable. 3% ne sont pas assujetties ou concernées par cette déclaration et pour 3% autres, c’est le siège ou le groupe qui prend en charge la déclaration. L’intérêt d’utiliser un logiciel de comptabilité prend toute sa dimension dans le cas des 44% de petites entreprises qui confient leur déclaration de TVA à leur expert-comptable. La récurrence de cette déclaration – mensuelle ou trimestrielle – implique en effet de fluidifier les échanges entre les deux parties. Synthèses et perspectives Ce qui pourrait faire évoluer l’informatisation des relations Petites Entreprises / Expert-comptable Le rajeunissement des chefs d’entreprises L’évolution des mentalités où les échanges de données informatisées seraient automatiquement pris en compte dans les organisations La nécessité d’intensifier la coordination entre les experts-comptables et les éditeurs pour avoir un discours homogène auprès des chefs d’entreprises. La télé-déclaration : un manque d’information certain * Le contexte : 70 millions de déclarations sont effectuées chaque année en France par les entreprises. Depuis plusieurs années déjà, l’Etat fait preuve d’une forte volonté de dématérialiser les échanges avec les entreprises, avec des évolutions structurantes. La télé-déclaration concerne deux grands domaines : les déclarations fiscales et les déclarations sociales. Aux procédures classiques – déclarations papier ou Minitel – se sont donc rajoutées de nouvelles procédures : - EFI – Echange de Formulaires Informatisé Saisie manuelle en ligne sur un formulaire Internet des déclarations et, le cas échéant, des paiements en ligne (TéléTVA, Net.entreprises…) ou simple postage d’un fichier. - EDI – Echange de Données Informatisé Envoi de la déclaration et, le cas échéant, du paiement, sans ressaisie, sous forme d’un fichier issu d’un logiciel de gestion à un prestataire qui le transmet à la DGI de façon sécurisée via Internet. Par ailleurs, souhaitant allier la contrainte à la souplesse, l’Etat a mis en place un calendrier réglementaire, fixant un abaissement progressif des seuils obligatoires (liés au CA ou aux charges des entreprises). * Déclaration fiscale : la TVA Selon le Baromètre Ciel de l’Informatisation des Petites Entreprises, en 2007, 35% des petites entreprises déclarent leur TVA par EDI/EFI, 65% par papier. Plus précisément, ce sont les entreprises de 1 à 9 salariés qui privilégient le papier. Ainsi, 71% d’entre elles déclarent leur TVA par papier. A contrario, les entreprises de 10 à 19 salariés, par obligation, dématérialisent plus, pour 76% d’entre elles. Mais ce qu’il faut retenir, c’est que sur les 35% d’entreprises qui dématérialisent leur déclaration de TVA, la quasi totalité – 93% - pratiquent l’EFI et saisissent les données sur un portail. Ainsi, la contrainte de télé-déclarer a-t-elle entraîné une surcharge de saisie pour ces entreprises, ce qui va totalement à l’encontre des bénéfices attendus des nouvelles technologies ! L’échange de données informatisées ne concerne que 7% des télé-déclarants en EDI/EFI, soit 2% seulement de l’ensemble des petites entreprises. * Déclarations sociales : DUCS et DADS-U Les usages autour de la DUCS sont équivalents à ceux de la TVA : 70% des petites entreprises déclarent leur DUCS par papier, 83% de ces télé-déclarants choisissant l’EFI. La DADS est la seule exception se partageant entre le papier (48%) et la dématérialisation (52%), alors qu’il n’y a aucune obligation légale à télé-déclarer. L’échange de données informatisées se fait intégralement par échange de fichier (EDI ou EFI). * Les bénéfices perçus sur la dématérialisation Les utilisateurs d’un mode de dématérialisation EDI plébiscitent la simplicité gagnée dans les échanges avec l’administration et le sentiment de se libérer de tâches administratives jugées fastidieuses. Le gain de sécurité n’est perçu qu’à travers la réduction du risque d’erreur et non la traçabilité de l’envoi, pourtant un point fort de l’EDI par rapport à l’EFI ou au papier. * Les freins perçus sur la dématérialisation Les freins semblent principalement dus à un manque d’information lié à l’absence d’obligation. Il est en effet paradoxal de voir émerger comme principal frein à la dématérialisation « la perte de contrôle », alors que celui-ci constitue le principal bénéfice de la dématérialisation pour les entreprises, sauf à considérer qu’elles ne disposent pas d’une information claire et objective sur le sujet. Synthèses et perspectives : Le papier reste majoritaire mais décroît régulièrement. Il reste présent surtout dans les entreprises non équipées de logiciels de paie La dématérialisation croît au rythme des obligations légales Un paradoxe: la saisie de formulaire en ligne est la 1ère solution utilisée et oblige à une double saisie pour l’entreprise L’enjeu des éditeurs est de travailler avec l’administration afin d’accélérer la dématérialisation complète des échanges grâce à l’EDI e-commerce : ce n’est pas une priorité ! Ciel a souhaité connaître le comportement des petites entreprises équipées d’un logiciel de comptabilité en matière d’e-commerce. * Equipement Internet : 82% des petites entreprises sont équipées. * 48% des petites entreprises connectées à Internet possèdent un site vitrine, et 23% d’entre-elles vont plus loin avec un site marchand. Les petites entreprises qui possèdent un site vitrine mais qui n’ont pas de site marchand le justifient ainsi : - pour 79%, leur activité ne s’y prête pas, - 9% n’ont pas le temps de s’en occuper. A noter que les entreprises qui ne se sentent pas concernées sont majoritairement issues des secteurs d’activité « services » et « bâtiment ». * Les petites entreprises ayant un site de vente sur Internet développent leur visibilité et leurs ventes, principalement via le référencement dans les moteurs de recherche (70%) et l’achat de mots clés. * Internet représente une faible part de leur chiffre d’affaires : - 58% réalisent moins de 25% de leur CA sur Internet. - 17% réalisent entre 25% et 50% de leur CA sur Internet, - 3% réalisent entre 50% et 75% de leur CA sur Internet, - 17% de ces entreprises réalisent plus de 75% de leur CA sur Internet, - 5% ne se prononcent pas. Enfin, 8% seulement de ces entreprises ont un lien direct entre leur site Internet et leur logiciel de gestion de stock et de facturation. Synthèses et perspectives Le développement du e-Commerce reste faible dans les petites entreprises. Les entreprises utilisent encore trop souvent leur site web comme une vitrine et non comme un espace de vente. Le développement du e-Commerce passe par une évolution des mentalités ainsi que par une approche globale pour démystifier la complexité de mise en œuvre, en montrant les différentes façons d’être prêt (création de site) et d’assurer sa visibilité sur Internet. Méthodologie de l’étude : 2 phases Étude quantitative Objectif : Recueillir les données auprès des établissements français Cible : Les responsables de la comptabilité dans les établissements de 1 à 19 salariés Outil : Terrain d’enquête auprès de 820 établissements en décembre 2007 Redressement des résultats selon la méthode des quotas Objectif : Redresser l’échantillon d’établissements interrogés selon leur poids réel dans la population totale des établissements français. Base : Fichier SIREN de l’INSEE