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Industrialiser la gestion des notes de frais : une nécessité grandissante

publié le mardi 25/10/2011

La gestion des notes de frais est pour l’ensemble des entreprises un processus fastidieux et souvent peu encadré et structuré. Simple feuille Excel, documents divers et non unifiés… sont autant d’éléments que l’on rencontre fréquemment (dans plus de 80 % des entreprises). Ces éléments ne permettent donc pas d’avoir un pilotage centralisé et efficient. Dans ce contexte, portées par l’exemple des grands groupes, nombre de PME semblent désormais séduites par la mise en œuvre de systèmes leur permettant d’automatiser la gestion de leurs notes de frais dans une logique évolutive et rationnelle. En effet, comme l’ensemble des outils e-rh, la flexibilité est de mise.

 

Le marché de la gestion digitale des notes de frais entre donc dans une phase de maturité et exige de proposer des réponses adaptées aux attentes toujours plus individualisées des entreprises. N’oublions pas non plus que gérer ses notes de frais électroniquement doit également permettre aux entreprises de réduire les coûts de traitement de ces documents et d’accroître la productivité des collaborateurs en simplifiant des processus souvent complexes. En effet, à titre d’exemple, en tout lieu le collaborateur pourra se connecter à un portail dédié depuis n’importe quel endroit pour gérer ses notes. Ensuite, de manière automatique, la plateforme pourra produire des reportings des indemnités kilométriques avec suivi des dépenses, exporter les données pour le service de comptabilité et gérer la récupération de la TVA. Les bénéfices sont très opérationnels en mesurable en ROI.

 

Autre élément à prendre en compte : opter pour une gestion électronique des notes de frais ne se limite pas à un simple remboursement des frais des collaborateurs. En effet, la valeur ajoutée et la gestion RH se positionnent au centre de ces dispositifs. Ainsi, traditionnellement, les principales solutions du marché intègrent un ensemble de fonctionnalités complémentaire comme le paramétrage de règles de gestion, la demande d’achat de voyage, les outils de réservation, la facturation centralisée, la gestion des notes de frais, les outils statistiques… Autant de données complémentaires pour les Directions financières et RH. 

 

Mettre en place un système performant peut largement contribuer à générer des économies importantes. Ainsi, différentes études estiment que mettre en place une gestion digitale des notes de frais permet de réaliser des économies de l’ordre de plus de 45 % sur l’ensemble des postes concernés (gestion de la note, récupération TVA…). Une autre enquête, menée par AT Kearney, auprès de sociétés ayant mis en place un système automatisé de gestion des frais professionnels, démontre que l'on arrive à réduire le coût de traitement d'une note de frais de 63 %, et à gagner 79 % sur le temps de saisie et sur d'autres procédures administratives. De manière générale, le traitement des notes de frais est l'élément le plus important des coûts indirects, c'est donc la première brique qui peut permettre de réaliser des économies importantes.

 

Un autre élément vient également expliquer la diffusion massive des solutions de gestion de notes de frais : l’accessibilité des outils. Ces derniers sont en effet par nature simples à utiliser et dédiés à une population de fonctionnels. Les bénéfices sont donc très rapides. De plus, la banalisation des outils en mode SaaS permet aux entreprises de faire évoluer à la demande leurs configurations et de ne pas avoir à dépenser des sommes importantes en achat de licence et en services.

 

Pour conclure, l’on comprend donc que la gestion électronique des notes de frais est synonyme de gains financiers et organisationnels. Ces éléments pragmatiques devraient permettre au marché de continuer à se développer rapidement. L’on note enfin que les récentes opérations de fusion dans le secteur montrent que le marché entre bel et bien dans une phase de consolidation qui sera génératrice de synergie, pour les fournisseurs, et de bénéfices pour les utilisateurs des plateformes.

 

Pascal Lavaux, directeur de Produit Notys - Groupe Eureka Solutions

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