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8 conseils pour gérer ses budgets it en période de crise

publié le lundi 22/06/2009

En période de crise, le monde économique applique la technique du hérisson : face à l’adversité, on se replie sur soi-même toutes défenses dehors et on passe son métabolisme en mode dégradé pour laisser passer l’orage. En d’autres termes, on réduit ses coûts dans tous les secteurs possibles, y compris bien sûr dans les Directions Informatiques.
Attention car ce réflexe peut être dangereux voire mortel s’il n’est pas assorti de la recherche du bon équilibre entre l’optimisation des ressources même raréfiées d’une part et la préservation de la bonne santé générale de son organisation d’autre part. Alors comment les Directions Informatiques peuvent-positionner les plateaux de la balance pour survivre de manière active (les crises sont aussi porteuses d’opportunités) sans provoquer une rupture majeure dont il sera difficile de se relever ?

Chaque situation est différente bien sûr, mais il est bon de se rappeler les principes de base : tout investissement doit fournir des bénéfices financiers ou opérationnels et aucune réduction ne doit entamer les processus clé de l’entreprise. Sur le plan pratique, la raréfaction et le coût des liquidités doit amener les décisionnaires à privilégier les dépenses de fonctionnement (Opex) par rapport aux dépenses d’investissement (Capex) et à externaliser autant que possible, de manière sélective, les infrastructures et activités informatiques.

 

Voici 8 suggestions dont les Directions Informatiques peuvent s’inspirer pour optimiser leur sélection d’investissements et de réductions de coûts, dans ce contexte instable :

 

1/ Diriger les dépenses informatiques vers le support des processus business essentiels
Il est préférable d’identifier les technologies qui supportent directement les processus business les plus importants et d’y concentrer les dépenses plutôt que de couper partout uniformément. Qu’il s’agisse de service client, de supply-chain ou de ventes, réduire les coûts dans le mauvais poste peut avoir un effet négatif considérable sur les processus business clé et faire perdre des clients au moment où le marché devient encore plus concurrentiel.

 

2/ Rechercher les domaines dans lesquels l’informatique peut créer de la valeur
Lorsque l’on considère les réductions budgétaires, il est également important de conserver à l’esprit que l’informatique peut générer des économies et des revenus dans d’autres secteurs de l’entreprise. L’informatique a maintes fois prouvé son efficacité dans l’amélioration des résultats et l’identification de nouveaux revenus potentiels. Améliorer la performance et la fiabilité des ventes en ligne et fournir un service client automatisé, par exemple, peuvent aider à se différencier sur le marché et à améliorer son relationnel client, à coût réduit.

 

3/ Consolider les infrastructures informatiques internes dans un data centre externalisé
Un nombre important d’entreprises se sont développées par croissance externe et ont ainsi hérité au fil des ans d’actifs informatiques disparates. Elles devraient consolider leurs infrastructures informatiques fragmentées et hébergées en interne sur plusieurs sites, dans un data centre externalisé spécialement personnalisé pour l’occasion. Outre les économies d’échelle générées, elles bénéficieront de l’expertise de professionnels des data centres, optimiseront la gestion de leurs budgets d’hébergement et amélioreront grandement l’efficacité énergétique de leurs systèmes informatiques.

 

4/ Externaliser le problème, de manière sélective
Le marché regorge de fournisseurs de services, experts en leurs domaines, qui offrent depuis longtemps d’importantes possibilités de réduction de coûts. Pourquoi ne pas les utiliser ? Il est parfaitement légitime qu’une Direction Informatique souhaite garder le contrôle sur ses opérations mais, tout en respectant ce principe, il existe une multitude de solutions d’externalisation qui, bien sélectionnées, peuvent avoir des impacts positifs financiers et opérationnels significatifs. Externaliser ses infrastructures serveurs, par exemple, permet de bénéficier d’un environnement dans la plupart des cas bien mieux sécurisé et connecté tout en libérant des expertises et ressources internes pour les affecter à des projets plus stratégiques.

 

5/ Transformer les dépenses d’investissement (Capex) en dépenses de fonctionnement (Opex)
La réduction des dépenses d’investissement est toujours en première position sur la liste d’actions dans un contexte de récession économique. Et la raréfaction du crédit, qui est la cause de cette récession, la rend encore plus importante, ce qui est un évidemment un souci majeur pour les Directions Informatiques qui doivent continuer à faire face à leurs responsabilités. Se rabattre vers les dépenses de fonctionnement, comme l’externalisation de sa salle d’hébergement, est une solution idéale pour les organisations désireuses de réduire leurs investissements. Et souscrire des services managés en externe peut aussi aider à réduire les coûts en interne dans la mesure où le prestataire est responsable de la livraison, du support et de la gestion au quotidien.

 

6/ Réfléchir attentivement aux Ressources Humaines
Les dépenses en personnel sont toujours sous haute surveillance lorsque les budgets se tassent, ce qui donne à chaque recrutement une grande importance qui nécessite une réflexion très attentive. A quel projet affecter le peu de latitude disponible ? Là encore, externaliser les fonctions non centrales, le data centre en particulier, permet de se préserver un maximum de flexibilité et de liberté d’action en conservant ses opportunités de recrutement pour les positions vraiment stratégiques.

 

7/ Apporter du support aux innovations venant des autres Départements de l’entreprise
Selon une étude du Gartner couvrant plus de 400 entreprises, sept fois plus d’employés que prévu par les Directions Informatiques utilisent des mashups. Et un employé sur trois utilise des applications Google, soit trois fois plus qu’estimé par le service informatique. L’innovation est absolument fondamentale pour toute entreprise visant à obtenir des avantages concurrentiels et même si la Direction Informatique ne peut que se féliciter de ne plus être la seule source d’innovation technologique, elle conserve le challenge de maîtriser ces innovations en s’assurant qu’elles sont sécurisées, évolutives et maintenables. Les data centres s’inscrivent très positivement dans cette perspective, en ce qu’ils font se rencontrer de manière optimale les applications et les réseaux au sein d’un même environnement à très haut niveau de connectivité et de sécurité, permettant aux Directions Informatiques une approche « plug and play » flexible, tout en conservant le contrôle.

 

8/ Insister sur les bénéfices business et le ROI de tous les projets informatiques
Il est indispensable de concentrer les investissements là où ils feront vraiment la différence, par exemple pour renforcer les liens avec les clients existants ou pour en trouver de nouveaux. Reste également à être sans pitié dans l’établissement des priorités et à financer les projets générant les meilleurs bénéfices directs et retours sur investissement.

 

Par Stéphane Duproz, directeur général France de TelecityGroup

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